Die Eigentümergemeinschaft hat beschlossen, sich von ihrer Verwaltung zu trennen. Der Beschluss ist gefasst, der Verwalter abberufen, alle atmen auf.
Und dann kommt Monate später noch eine Rechnung der alten Verwaltung.
Wie kann das sein? Der Verwalter wurde doch abberufen.
Genau hier liegt einer der häufigsten Fehler beim Verwalterwechsel. Die Abberufung des Verwalters und die Kündigung des Verwaltervertrags sind zwei verschiedene Dinge. Wer das verwechselt, riskiert offene Verträge, unklare Zuständigkeiten, unnötige Vergütungsfragen und Streit mit der alten Verwaltung.
Dieser Beitrag erklärt, was der Unterschied bedeutet, welche Fristen WEGs kennen sollten und wie eine Gemeinschaft den Verwaltervertrag sauber beendet.
Der wichtigste Unterschied: Abberufung ist nicht Kündigung
Beim WEG-Verwalter gibt es zwei Ebenen.
Die erste Ebene ist die Bestellung. Durch sie wird die Verwaltung zum Verwalter der Gemeinschaft. Sie bekommt die Organstellung als Verwalter.
Die zweite Ebene ist der Verwaltervertrag. Er regelt die vertragliche Zusammenarbeit zwischen Gemeinschaft und Verwaltung: Vergütung, Laufzeit, Aufgaben, Sonderleistungen, Kündigungsfristen, Vollmachten und Übergabepflichten.
Die Abberufung beendet die Stellung als Verwalter.
Die Kündigung beendet den Vertrag.
Das ist der Kern, den jede WEG verstehen sollte.
Eine Abberufung allein bedeutet also nicht automatisch, dass sämtliche vertraglichen Fragen sofort erledigt sind. Das Gesetz schützt die Gemeinschaft zwar: Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung. Trotzdem können bis dahin Vergütungsfragen, Übergabepflichten und Zuständigkeiten offenbleiben, wenn die WEG die Vertragsbeendigung nicht sauber regelt.
Die praktische Lehre ist einfach:
Eine WEG sollte nicht nur über die Abberufung beschließen. Sie sollte auch ausdrücklich über die Beendigung oder Kündigung des Verwaltervertrags beschließen.
Warum dieser Unterschied in der Praxis so wichtig ist
Viele Eigentümer denken: „Wenn der Verwalter weg ist, ist auch der Vertrag weg.“
Das ist nachvollziehbar, aber gefährlich verkürzt.
Der Verwaltervertrag ist der wirtschaftliche Teil der Beziehung. Dort steht, welche Vergütung gezahlt wird, wie lange der Vertrag läuft, welche Kündigungsfrist gilt und welche Sonderleistungen berechnet werden können.
Wenn die WEG nur abberuft, aber den Vertrag nicht aktiv mitregelt, können Fragen entstehen:
- Muss die Gemeinschaft noch Vergütung zahlen?
- Bis wann läuft der Vertrag?
- Wer erklärt die Kündigung?
- Welche Frist gilt?
- Muss der alte Verwalter noch Leistungen erbringen?
- Wann muss er Unterlagen herausgeben?
- Wer informiert Bank, Dienstleister und Eigentümer?
- Wann beginnt die neue Verwaltung?
Je unklarer diese Punkte sind, desto größer ist das Risiko, dass der Wechsel zwar beschlossen, aber praktisch unsauber bleibt.
Was § 26 WEG für die Kündigung bedeutet
§ 26 WEG regelt die Bestellung und Abberufung des Verwalters. Danach beschließen die Wohnungseigentümer über Bestellung und Abberufung. Die Bestellung kann grundsätzlich höchstens für fünf Jahre erfolgen. Bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum beträgt die Höchstdauer in der Regel drei Jahre.
Seit der WEG-Reform ist die Abberufung deutlich einfacher. Der Verwalter kann grundsätzlich jederzeit abberufen werden. Ein wichtiger Grund ist für die Abberufung selbst nicht mehr zwingend erforderlich.
Der entscheidende Satz für den Verwaltervertrag lautet: Ein Vertrag mit dem Verwalter endet spätestens sechs Monate nach dessen Abberufung.
Das bedeutet für WEGs:
Auch wenn der Verwaltervertrag eigentlich länger laufen würde, ist die Gemeinschaft nach Abberufung nicht dauerhaft gebunden. Spätestens nach sechs Monaten ist Schluss.
Aber: Diese Regel ersetzt keine saubere Beschlussfassung. Sie beantwortet nicht automatisch alle praktischen Fragen zur Kündigung, zur Vergütung, zur Übergabe und zum Start der neuen Verwaltung.
Deshalb sollte der Beschluss zur Trennung möglichst vollständig sein.
Ordentliche Kündigung: Was im Vertrag steht, zählt zuerst
Bei der ordentlichen Kündigung schaut die WEG zuerst in den Verwaltervertrag.
Dort stehen häufig:
- Laufzeit des Vertrags
- automatische Verlängerung
- Kündigungsfrist
- Kündigungsform
- Regelungen bei Abberufung
- Vergütung bis Vertragsende
- Sonderhonorare
- Übergabepflichten
- Regelungen zu Vollmachten und Konten
Gerade ältere Verwalterverträge enthalten manchmal Formulierungen, die nicht sauber zur heutigen Rechtslage passen. Deshalb lohnt sich der genaue Blick.
Die WEG sollte prüfen:
Wann wurde der Vertrag geschlossen?
Bis wann läuft er?
Verlängert er sich automatisch?
Welche Kündigungsfrist gilt?
Gibt es eine Sonderregelung bei Abberufung?
Gibt es Sonderhonorare bei Übergabe oder Abschlussarbeiten?
Wer darf die Kündigung für die Gemeinschaft erklären?
Wenn der Vertrag bald regulär endet, kann eine ordentliche Kündigung oft der ruhigere Weg sein. Wenn das Vertrauen vollständig zerstört ist, kann eine frühere Trennung nötig werden.
Außerordentliche Kündigung: Wenn es sofort gehen soll
Manchmal will oder kann die Gemeinschaft nicht warten. Dann steht die außerordentliche Kündigung im Raum, oft auch fristlose Kündigung genannt.
Eine außerordentliche Kündigung braucht einen wichtigen Grund. Ein solcher Grund kann vorliegen, wenn der Gemeinschaft die Fortsetzung des Vertrags nicht mehr zugemutet werden kann.
Mögliche Beispiele können sein:
- erhebliche Pflichtverletzungen bei der Kontenführung
- verweigerte Herausgabe wichtiger Unterlagen
- dauerhaft gravierende Untätigkeit trotz Fristsetzung
- nicht umgesetzte Beschlüsse mit erheblichem Schaden
- falsche oder nicht nachvollziehbare Abrechnungen in schwerem Ausmaß
- massive Störung des Vertrauensverhältnisses
- fehlende oder verweigerte Transparenz bei wesentlichen Vorgängen
Wichtig: Nicht jeder Ärger reicht für eine fristlose Kündigung. Eine verspätete Antwort oder eine einzelne strittige Rechnung genügt in der Regel nicht automatisch.
Außerdem ist Eile geboten. Bei einer fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund wird regelmäßig auf die Grundsätze des § 626 BGB geschaut. Danach muss die Kündigung innerhalb von zwei Wochen erfolgen, nachdem die kündigungsberechtigte Seite von den maßgeblichen Tatsachen Kenntnis erlangt hat.
Genau deshalb sollte eine WEG bei einer außerordentlichen Kündigung nicht improvisieren. Die Gründe müssen sauber dokumentiert, rechtlich geprüft und im Beschluss klar gefasst werden.
Muss vorher abgemahnt werden?
Eine Abmahnung ist nicht in jedem Fall zwingend. Sie kann aber sehr sinnvoll sein.
Vor allem bei Pflichtverletzungen, die theoretisch abgestellt werden können, stärkt eine Abmahnung die Position der Gemeinschaft. Sie zeigt: Die WEG hat das Problem konkret benannt, eine Frist gesetzt und der Verwaltung Gelegenheit gegeben, die Pflichtverletzung zu beenden.
Eine gute Abmahnung enthält:
- die konkrete Pflichtverletzung
- Datum und Verlauf
- bereits gesetzte Fristen
- die verlangte Handlung
- eine klare Nachfrist
- den Hinweis auf mögliche Konsequenzen
Nicht hilfreich ist eine emotionale Sammelmail mit zehn Vorwürfen und ohne konkrete Forderung.
Besser ist ein nüchterner Satz wie:
„Die Gemeinschaft fordert die Verwaltung auf, die folgenden Unterlagen bis zum [Datum] vollständig bereitzustellen. Erfolgt dies nicht, wird die Gemeinschaft über Abberufung und Kündigung des Verwaltervertrags entscheiden.“
Das ist klar. Und es bleibt sachlich.
Wer darf den Verwaltervertrag kündigen?
Der Verwaltervertrag wird nicht von einem einzelnen Eigentümer privat gekündigt. Vertragspartner ist in der Regel die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer.
Deshalb braucht es einen Beschluss der Gemeinschaft. In diesem Beschluss sollte auch stehen, wer die Kündigungserklärung abgeben darf.
Das kann zum Beispiel sein:
- der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats
- ein bestimmter Eigentümer
- ein Rechtsanwalt
- die neue Verwaltung nach Bestellung
- eine andere ausdrücklich ermächtigte Person
Ohne klare Ermächtigung entsteht Streit darüber, ob die Kündigung wirksam erklärt wurde.
Gerade wenn die Kündigung gegenüber der bisherigen Verwaltung erklärt werden soll, ist die praktische Frage wichtig: Wer unterschreibt? Wer versendet? Wer dokumentiert den Zugang?
Das sollte nicht zwischen Tür und Angel entschieden werden.
Eigentümerversammlung: Tagesordnung sauber formulieren
Der Verwaltervertrag sollte nicht unter „Sonstiges“ gekündigt werden.
Für einen wirksamen Beschluss muss der Gegenstand bei der Einberufung bezeichnet sein. Eigentümer müssen vorher erkennen können, worüber abgestimmt werden soll.
Die Tagesordnung sollte deshalb klar sein.
Zum Beispiel:
- Abberufung der bisherigen Verwaltung
- Kündigung oder Beendigung des bisherigen Verwaltervertrags
- Ermächtigung zur Abgabe der Kündigungserklärung
- Bestellung einer neuen Verwaltung
- Genehmigung des neuen Verwaltervertrags
- Herausgabe der Verwaltungsunterlagen
- Übergabe von Konten, Vollmachten und digitalen Zugängen
Auch die Einladungsfrist ist wichtig. Die Einberufung der Eigentümerversammlung erfolgt in Textform. Die Frist soll, sofern keine besondere Dringlichkeit vorliegt, mindestens drei Wochen betragen.
Bei einer konfliktträchtigen Kündigung ist es besser, sauber und etwas langsamer vorzugehen, als später über Formfehler zu streiten.
Kann der Verwaltervertrag per Umlaufbeschluss gekündigt werden?
Ein Umlaufbeschluss kann möglich sein. Er ist seit der WEG-Reform in Textform möglich, also zum Beispiel per E-Mail.
Aber: Grundsätzlich müssen alle Wohnungseigentümer zustimmen, damit ein Umlaufbeschluss gültig ist. Die Eigentümer können für einen einzelnen Gegenstand beschließen, dass die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt.
Das wird in der Praxis oft falsch verstanden.
Eine einfache E-Mail-Mehrheit reicht nicht automatisch. Gerade bei Abberufung und Kündigung des Verwaltervertrags sollte genau geprüft werden, ob der Umlaufbeschluss der richtige Weg ist.
Für kleine, einigungsfähige WEGs kann das funktionieren. Bei größeren oder zerstrittenen Gemeinschaften ist eine Eigentümerversammlung meistens robuster.
Zugang der Kündigung: Nicht nur beschließen, sondern wirksam erklären
Ein Beschluss allein beendet den Vertrag noch nicht automatisch gegenüber dem Verwalter. Die Kündigung muss auch erklärt werden und dem Verwalter zugehen.
Das klingt banal, wird aber oft vergessen.
Die Gemeinschaft beschließt in der Versammlung die Kündigung. Danach muss die ermächtigte Person die Kündigungserklärung an den Verwalter schicken. Der Zugang sollte nachweisbar sein.
Sinnvoll sind:
- schriftliche Kündigung
- klare Bezeichnung der WEG
- klare Bezeichnung des Verwaltervertrags
- Kündigungstermin
- Bezug auf den Beschluss
- Unterschrift der ermächtigten Person
- Versand mit Zugangsnachweis
- Kopie für die Verwaltungsunterlagen
Eine mündliche Mitteilung oder eine informelle E-Mail ohne klare Ermächtigung ist bei einem konfliktreichen Wechsel keine gute Idee.
Was passiert mit der Vergütung nach Abberufung?
Das ist einer der heikelsten Punkte.
Wenn der Verwalter abberufen wird, endet seine Organstellung. Der Verwaltervertrag endet aber spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Bis zur wirksamen Vertragsbeendigung können Vergütungsfragen entstehen.
Ob und in welcher Höhe der alte Verwalter noch Geld verlangen kann, hängt vom Vertrag, vom Kündigungsgrund, vom Zeitpunkt der Beendigung und vom konkreten Verlauf ab.
Deshalb sollte man im Artikel nicht pauschal sagen: „Der Verwalter bekommt nichts mehr.“ Das wäre zu einfach.
Richtig ist: Eine klare Kündigung und ein sauberer Beschluss reduzieren das Risiko. Bei einer fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund kann die Lage anders sein als bei einer ordentlichen Beendigung. Bei Streit über Vergütung sollte die Gemeinschaft fachlichen Rat einholen, bevor sie Zahlungen einfach einstellt.
Übergabe: Die Kündigung ist nicht das Ende des Wechsels
Viele WEGs denken bei der Kündigung nur an das Vertragsende. Praktisch ist aber die Übergabe mindestens genauso wichtig.
Die alte Verwaltung muss die Verwaltungsunterlagen herausgeben. Die neue Verwaltung braucht vollständige Informationen, um sofort handlungsfähig zu sein.
Zur Übergabe gehören in der Regel:
- Teilungserklärung
- Gemeinschaftsordnung
- Beschluss-Sammlung
- Protokolle
- Eigentümerliste
- Wirtschaftspläne
- Jahresabrechnungen
- Vermögensberichte
- Belege und Rechnungen
- Bankunterlagen
- Kontovollmachten
- Versicherungsverträge
- Dienstleisterverträge
- Wartungsverträge
- laufende Schadensfälle
- offene Forderungen
- Hausgeldrückstände
- laufende Sanierungen
- technische Unterlagen
- digitale Zugänge
- Schlüssel und Zugangsdaten
Gerade bei einer angespannten Trennung sollte die WEG nicht hoffen, dass „das schon irgendwie läuft“. Sie sollte eine Übergabeliste führen, Fristen setzen und die neue Verwaltung früh einbinden.
Typische Fehler bei der Kündigung des Verwaltervertrags
Fehler 1: Nur abberufen, aber nicht kündigen
Die Gemeinschaft beschließt die Abberufung und glaubt, damit sei alles erledigt. Später entstehen Fragen zur Vergütung und Vertragslaufzeit.
Besser: Abberufung und Vertragsbeendigung ausdrücklich zusammen regeln.
Fehler 2: Keine Ermächtigung zur Kündigung
Die WEG beschließt zwar die Kündigung, legt aber nicht fest, wer sie erklären darf.
Besser: Im Beschluss eine konkrete Person zur Abgabe der Kündigungserklärung ermächtigen.
Fehler 3: Kündigung ohne Zugangsnachweis
Die Kündigung wird per einfacher E-Mail verschickt und später bestreitet der Verwalter den Zugang.
Besser: Zugang nachweisbar dokumentieren.
Fehler 4: Fristlose Kündigung ohne Prüfung
Die Gemeinschaft ist verständlicherweise verärgert und kündigt sofort fristlos. Später stellt sich heraus, dass die Voraussetzungen unsicher waren.
Besser: Wichtiger Grund, Frist, Abmahnung und Beweise vorher prüfen.
Fehler 5: Tagesordnung zu ungenau
Die Kündigung wird in der Versammlung unter „Sonstiges“ beschlossen.
Besser: Abberufung, Kündigung und Neubestellung klar auf die Tagesordnung setzen.
Fehler 6: Übergabe nicht geregelt
Der Vertrag ist gekündigt, aber niemand weiß, welche Unterlagen wann an wen übergeben werden müssen.
Besser: Übergabe als eigenen Punkt im Wechselplan behandeln.
Fehler 7: Keine neue Verwaltung bereit
Der alte Verwalter ist weg, aber die neue Verwaltung steht noch nicht fest.
Besser: Erst Nachfolge sichern, dann Trennung vollziehen.
Musterhafte Beschlusslogik für WEGs
Die genaue Formulierung sollte im Einzelfall geprüft werden. Aber die Logik kann so aussehen:
- Die bisherige Verwaltung wird mit Wirkung zum [Datum] abberufen.
- Der bestehende Verwaltervertrag wird zum [Datum] ordentlich gekündigt oder aus wichtigem Grund außerordentlich gekündigt.
- [Name] wird ermächtigt, die Kündigung für die Gemeinschaft zu erklären.
- Die bisherige Verwaltung wird aufgefordert, sämtliche Verwaltungsunterlagen bis zum [Datum] an [Person / neue Verwaltung] herauszugeben.
- Die neue Verwaltung wird mit Wirkung zum [Datum] bestellt.
- Der neue Verwaltervertrag wird genehmigt.
- [Name] wird ermächtigt, den neuen Verwaltervertrag zu unterzeichnen.
Diese Struktur hilft, die Trennung nicht nur rechtlich, sondern auch praktisch sauber zu organisieren.
Wichtig: Das ist keine fertige Beschlussvorlage für jeden Einzelfall. Bei Konflikt, fristloser Kündigung oder unklarer Vertragslage sollte die Formulierung fachlich geprüft werden.
Wie der Verwaltervertrag in den Gesamtwechsel passt
Die Kündigung des Verwaltervertrags ist nur ein Teil des Verwalterwechsels.
Der gesamte Wechsel besteht aus mehreren Bausteinen:
- Probleme dokumentieren
- neue Verwaltung suchen
- Angebote vergleichen
- Beschlüsse vorbereiten
- alte Verwaltung abberufen
- alten Verwaltervertrag beenden
- neue Verwaltung bestellen
- neuen Vertrag schließen
- Unterlagen übergeben
- Konten und Vollmachten umstellen
Wenn einer dieser Bausteine fehlt, wird der Wechsel unnötig schwer.
Mehr zum vollständigen Ablauf lesen Sie hier:
https://echtimmo.de/magazin/hausverwaltung-wechseln-ablauf-fristen
Und wenn Ihre Verwaltung vor allem durch Schweigen auffällt, finden Sie hier den passenden ersten Leitfaden:
https://echtimmo.de/magazin/hausverwaltung-reagiert-nicht-eigentuemer
So wird die Trennung sauber
Ein Verwaltervertrag sollte nicht aus dem Bauch heraus gekündigt werden. Die bessere Reihenfolge ist:
Erst Vertrag prüfen.
Dann Beschluss vorbereiten.
Dann Tagesordnung sauber formulieren.
Dann Abberufung und Kündigung trennen.
Dann Kündigung nachweisbar erklären.
Dann Übergabe konsequent nachhalten.
Das klingt trocken. Aber genau diese Trockenheit spart später Geld, Streit und Nerven.
Für viele kleine und mittlere WEGs geht es nicht um juristische Feinarbeit um ihrer selbst willen. Es geht um eine einfache Frage: Wie kommen wir sauber aus einer Verwaltung heraus, die nicht mehr passt?
Wer diese Frage früh stellt, muss später weniger reparieren.
Denken Sie über einen Wechsel nach?
Hier geht's zur echt. immo. Wechsel-Beratung →
https://echtimmo.de/hausverwaltung-wechseln
Für WEGs zwischen Mössingen und Stockach prüfen wir vorab, wie Ihr Verwaltervertrag aussieht, welche Fristen relevant sind und wie ein Wechsel ohne Lücke organisiert werden kann. Ruhig, konkret und ohne Druck.
FAQ: Verwaltervertrag kündigen
Was ist der Unterschied zwischen Abberufung und Kündigung?
Die Abberufung beendet die Stellung als Verwalter. Die Kündigung beendet den Verwaltervertrag. Beides hängt zusammen, ist aber rechtlich nicht dasselbe. Deshalb sollte eine WEG beide Punkte ausdrücklich beschließen.
Reicht die Abberufung des Verwalters aus?
In der Regel sollte die WEG zusätzlich die Beendigung oder Kündigung des Verwaltervertrags beschließen. Das Gesetz sieht zwar vor, dass der Vertrag spätestens sechs Monate nach Abberufung endet. Trotzdem können bis dahin Vergütungs- und Übergabefragen entstehen.
Wer darf den Verwaltervertrag kündigen?
Die Kündigung sollte durch eine von der Gemeinschaft ermächtigte Person erklärt werden. Das kann zum Beispiel der Beiratsvorsitzende, ein bestimmter Eigentümer oder ein Rechtsanwalt sein. Die Ermächtigung sollte im Beschluss klar stehen.
Kann man den Verwaltervertrag fristlos kündigen?
Ja, eine fristlose Kündigung kann bei wichtigem Grund möglich sein. Ob ein solcher Grund vorliegt, hängt vom Einzelfall ab. Wegen der rechtlichen Folgen sollte die WEG die Voraussetzungen vorab prüfen lassen.
Welche Frist gilt bei einer fristlosen Kündigung?
Bei einer fristlosen Kündigung aus wichtigem Grund ist regelmäßig besondere Eile geboten. Nach den Grundsätzen des § 626 BGB muss die Kündigung innerhalb von zwei Wochen ab Kenntnis der maßgeblichen Tatsachen erfolgen. Ob und wie diese Frist im konkreten Fall greift, sollte geprüft werden.
Muss der Verwalter vorher abgemahnt werden?
Nicht immer. Eine Abmahnung kann aber sinnvoll sein, vor allem wenn die Pflichtverletzung abgestellt werden kann. Sie dokumentiert das Problem und gibt der Verwaltung eine letzte Gelegenheit zur Reaktion.
Kann der Verwaltervertrag per Umlaufbeschluss gekündigt werden?
Das kann möglich sein. Ein Umlaufbeschluss ist in Textform möglich, verlangt grundsätzlich aber die Zustimmung aller Eigentümer. Für einen einzelnen Gegenstand kann die Gemeinschaft beschließen, dass die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Der passende Beschlussweg sollte geprüft werden.
Bekommt der alte Verwalter nach der Abberufung noch Geld?
Das hängt vom Vertrag, vom Kündigungsgrund und vom Zeitpunkt der Vertragsbeendigung ab. Pauschal lässt sich das nicht beantworten. Gerade bei Streit über Vergütung sollte die WEG fachlichen Rat einholen.
Was muss im Kündigungsbeschluss stehen?
Der Beschluss sollte klar regeln, welcher Vertrag beendet wird, zu welchem Zeitpunkt die Kündigung wirken soll, wer die Kündigung erklärt und wie die Übergabe der Unterlagen organisiert wird.
Was passiert mit den Unterlagen nach Kündigung?
Die Verwaltungsunterlagen müssen an die Gemeinschaft beziehungsweise an die neue Verwaltung herausgegeben werden. Eine konkrete Übergabeliste und ein klarer Stichtag helfen, Lücken zu vermeiden.
Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Vertragslaufzeit, Kündigungsregelungen, Fristen, Vergütungsfragen und Beschlussformulierungen sollten im Einzelfall fachjuristisch geprüft werden.