Hausverwaltung wechseln: Ablauf, Fristen und typische Fehler

Irgendwann ist der Punkt erreicht. Die Verwaltung antwortet nur noch schleppend. Die Jahresabrechnung kommt zu spät. Beschlüsse bleiben liegen. Und in der Eigentümergemeinschaft fällt zum ersten Mal das Wort: „wechseln“.

Dann kommt fast immer dieselbe Sorge: Ein Verwalterwechsel klingt nach Streit, Fristen, Formalien und Risiko.

Ganz falsch ist das nicht. Ein Wechsel der Hausverwaltung braucht saubere Vorbereitung. Aber kompliziert wird er meistens nicht wegen des Gesetzes, sondern wegen einer falschen Reihenfolge: Erst wird gekündigt, dann gesucht. Die Abberufung wird mit der Vertragskündigung verwechselt. Die Tagesordnung ist ungenau. Oder die neue Verwaltung startet ohne vollständige Unterlagen.

Ein Verwalterwechsel folgt einem klaren Ablauf. Wer ihn kennt, kann ruhig und geordnet vorgehen. Dieser Beitrag zeigt Schritt für Schritt, wie eine WEG die Hausverwaltung wechseln kann, welche Fristen wichtig sind und welche Fehler Eigentümer und Beiräte vermeiden sollten.

Wann ein Wechsel der Hausverwaltung sinnvoll ist

Nicht jede Unzufriedenheit rechtfertigt sofort einen Wechsel. Eine verspätete Rückmeldung, ein unglücklicher Ton in der Eigentümerversammlung oder eine strittige Position in der Abrechnung lassen sich manchmal noch klären.

Ein Wechsel wird dann sinnvoll, wenn aus einzelnen Ärgernissen ein Muster wird.

Typische Warnsignale sind:

• Die Hausverwaltung reagiert dauerhaft nicht oder nur nach mehrfacher Erinnerung.
• Beschlossene Maßnahmen werden nicht umgesetzt.
• Die Jahresabrechnung kommt regelmäßig zu spät.
• Der Verwaltungsbeirat erhält keine belastbaren Unterlagen.
• Handwerker, Versicherungen oder Schäden werden nicht sauber nachgehalten.
• Eigentümer bekommen keine klare Auskunft zu Konten, Rücklagen oder offenen Forderungen.
• In der Gemeinschaft ist das Vertrauen in die Verwaltung grundlegend beschädigt.

Der entscheidende Punkt ist nicht, ob einmal etwas schiefgelaufen ist. Entscheidend ist, ob die Gemeinschaft noch das Gefühl hat: Diese Verwaltung hat unser Objekt im Griff.

Wenn dieses Vertrauen weg ist, ist ein Wechsel oft keine emotionale Reaktion mehr. Dann ist er ein sachlicher Schritt zur Wiederherstellung einer ordnungsmäßigen Verwaltung.

Vor dem Wechsel: Bestellung und Verwaltervertrag trennen

Viele Fehler entstehen, weil zwei Dinge durcheinandergeraten: die Bestellung des Verwalters und der Verwaltervertrag.

Die Bestellung bedeutet: Die Verwaltung ist als Verwalter der WEG eingesetzt. Sie hat damit die Organstellung als Verwalter.

Der Verwaltervertrag regelt dagegen die vertragliche Zusammenarbeit: Vergütung, Laufzeit, Kündigung, Sonderleistungen, Vollmachten, Übergabe und Haftungsfragen.

Das klingt juristisch, ist aber praktisch sehr wichtig. Eine WEG kann den Verwalter abberufen. Damit ist aber nicht automatisch jede vertragliche Frage erledigt. Der Vertrag endet gesetzlich spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Je nach Vertrag und Ziel der Gemeinschaft kann trotzdem eine ausdrückliche Kündigung oder eine klare Regelung zur Vertragsbeendigung sinnvoll sein.

Deshalb sollte jede WEG vor dem Wechsel drei Unterlagen prüfen:

1. den aktuellen Verwaltervertrag
2. den letzten Bestellungsbeschluss
3. die Gemeinschaftsordnung oder Teilungserklärung

Erst wenn klar ist, wie Bestellung, Vertragslaufzeit und Kündigungsregelungen zusammenhängen, sollte die Gemeinschaft den Wechsel beschließen.

Der wichtigste Grundsatz: Erst neue Verwaltung suchen, dann alte beenden

Der größte praktische Fehler beim Verwalterwechsel ist eine vorschnelle Trennung.

Die Gemeinschaft ist frustriert. Die alte Verwaltung soll weg. Also wird zuerst abberufen oder gekündigt. Danach beginnt die Suche. Und plötzlich merkt die WEG: Gute Verwaltungen nehmen nicht jede Gemeinschaft kurzfristig auf. Angebote brauchen Unterlagen. Die nächste Eigentümerversammlung muss vorbereitet werden. Der alte Verwalter arbeitet nur noch widerwillig mit.

Besser ist die umgekehrte Reihenfolge.

Zuerst sucht die WEG eine neue Verwaltung. Dann werden Angebote verglichen. Dann wird der Beschluss vorbereitet. Erst danach wird die alte Verwaltung abberufen und der Vertrag beendet.

Das schützt die Gemeinschaft vor einer Lücke. Denn eine WEG ohne handlungsfähige Verwaltung kann schnell Probleme bekommen: Rechnungen bleiben liegen, Kontovollmachten sind unklar, Schäden werden nicht nachverfolgt, und Eigentümer wissen nicht, wer zuständig ist.

Hausverwaltung wechseln: Der Ablauf in 8 Schritten

Ein guter Wechsel ist kein spontaner Befreiungsschlag. Er ist ein Prozess. Diese Reihenfolge hat sich in der Praxis bewährt.

1. Wechselgrund und offene Themen sammeln

Am Anfang steht keine Kündigung, sondern Klarheit.

Sammeln Sie sachlich, warum die Gemeinschaft über einen Wechsel nachdenkt. Nicht als Frustliste, sondern als Arbeitsgrundlage.

Hilfreich sind konkrete Punkte:

• Welche Beschlüsse wurden nicht umgesetzt?
• Welche Unterlagen fehlen?
• Welche Abrechnungen sind offen?
• Welche Schäden oder Reparaturen wurden nicht bearbeitet?
• Welche Fristen wurden verpasst?
• Welche Rückfragen blieben unbeantwortet?
• Welche Kosten oder Risiken sind dadurch entstanden?

Diese Übersicht hilft später in der Eigentümerversammlung. Sie zeigt: Es geht nicht um persönliche Abneigung, sondern um überprüfbare Vorgänge.

2. Beirat oder Eigentümergruppe koordiniert die Vorbereitung

Wenn es einen Verwaltungsbeirat gibt, sollte er die Vorbereitung bündeln. Der Beirat unterstützt und überwacht den Verwalter bei der Durchführung seiner Aufgaben. Er ist deshalb der natürliche Ansprechpartner, wenn die Gemeinschaft einen Wechsel prüft.

Gibt es keinen Beirat, kann eine kleine Eigentümergruppe die Vorarbeit übernehmen. Wichtig ist nur: Es sollte nicht jeder Eigentümer einzeln Verwaltungen anschreiben. Das führt zu Chaos und schlecht vergleichbaren Angeboten.

Besser ist eine einheitliche Anfrage mit denselben Informationen an alle Kandidaten.

3. Unterlagen für neue Verwaltungen vorbereiten

Eine seriöse neue Verwaltung wird nicht nur nach der Anzahl der Einheiten fragen. Sie will verstehen, was sie übernimmt.

Dazu gehören in der Regel:

• Adresse und Objektgröße
• Anzahl der Einheiten
• Teilungserklärung und Gemeinschaftsordnung
• aktueller Verwaltervertrag
• letzter Bestellungsbeschluss
• letzte Jahresabrechnung
• aktueller Wirtschaftsplan
• Vermögensbericht
• Stand der Erhaltungsrücklage
• Protokolle der letzten Eigentümerversammlungen
• laufende Sanierungen
• bekannte Schäden oder Streitigkeiten
• bestehende Dienstleisterverträge
• Kontenstruktur der WEG
• offene Forderungen oder Rückstände

Je besser diese Unterlagen vorbereitet sind, desto realistischer wird das Angebot. Ohne Unterlagen kalkuliert eine neue Verwaltung vorsichtig oder lehnt ab.

4. Angebote einholen und richtig vergleichen

Viele WEGs schauen zuerst auf den Preis pro Einheit. Das ist verständlich, aber gefährlich. Ein günstiges Angebot hilft wenig, wenn wichtige Leistungen später extra berechnet werden oder die Verwaltung operativ nicht erreichbar ist.

Vergleichen Sie deshalb nicht nur die Grundvergütung, sondern auch:

• fester Ansprechpartner
• Reaktionszeiten
• digitale Unterlagenbereitstellung
• Eigentümerportal oder Kommunikationsweg
• Kosten für Eigentümerversammlungen
• Kosten für Sonderleistungen
• Umgang mit Beirat und Zahlungsfreigaben
• Erfahrung mit WEGs ähnlicher Größe
• technische Kompetenz bei Sanierungen
• Kontenführung und Vollmachten
• Versicherungsschutz
• Zertifizierung nach § 26a WEG
• Laufzeit und Kündigungsregelungen

Der billigste Verwalter ist selten der beste Wechselgrund. Eine WEG wechselt nicht, um denselben Ärger günstiger zu bekommen. Sie wechselt, um wieder eine verlässliche Verwaltung zu haben.

5. Beschlussvorlage sauber vorbereiten

Bevor abgestimmt wird, brauchen die Eigentümer eine klare Entscheidungsgrundlage.

Eine gute Beschlussvorlage beantwortet diese Fragen:

• Warum soll gewechselt werden?
• Wer soll neuer Verwalter werden?
• Ab wann soll die neue Verwaltung übernehmen?
• Wie lange soll die Bestellung laufen?
• Welche Vergütung und Sonderleistungen gelten?
• Wer darf den neuen Verwaltervertrag unterschreiben?
• Wie wird die Übergabe geregelt?
• Was passiert mit laufenden Vorgängen und Kontovollmachten?

Je klarer diese Punkte vor der Versammlung sind, desto geringer ist das Risiko von Streit oder Anfechtung.

6. Eigentümerversammlung einberufen

Der klassische Weg für den Verwalterwechsel ist die Eigentümerversammlung. Die Einladung erfolgt in Textform. Die Einberufungsfrist soll, sofern keine besondere Dringlichkeit vorliegt, mindestens drei Wochen betragen.

Wichtig ist die Tagesordnung. Der Gegenstand des Beschlusses muss bei der Einberufung bezeichnet sein. Ein Verwalterwechsel darf also nicht unter „Sonstiges“ versteckt werden.

Sinnvolle Tagesordnungspunkte sind zum Beispiel:

• Abberufung der bisherigen Verwaltung
• Kündigung oder Beendigung des bisherigen Verwaltervertrags
• Bestellung der neuen Verwaltung
• Genehmigung des neuen Verwaltervertrags
• Ermächtigung zur Vertragsunterzeichnung
• Herausgabe und Übergabe der Verwaltungsunterlagen
• Änderung von Kontovollmachten und Zugängen

Diese Punkte können in einer Versammlung behandelt werden. Sie sollten aber klar und getrennt genug formuliert sein, damit jeder Eigentümer weiß, worüber abgestimmt wird.

7. Alten Verwalter abberufen und Vertrag beenden

Die Eigentümer beschließen über Bestellung und Abberufung des Verwalters. Der Verwalter kann grundsätzlich jederzeit abberufen werden.

Trotzdem sollte die WEG den Verwaltervertrag ausdrücklich mitregeln. Denn Abberufung und Vertragsbeendigung sind nicht dasselbe.

Praktisch sollte die Beschlussfassung daher beides enthalten:

1. Die bisherige Verwaltung wird mit Wirkung zum [Datum] abberufen.
2. Der bestehende Verwaltervertrag wird zum nächstmöglichen Zeitpunkt oder zu einem bestimmten Datum beendet bzw. gekündigt.

Welche Formulierung passt, hängt vom Vertrag ab. Gerade bei Streit, längerer Restlaufzeit oder außerordentlicher Kündigung sollte die WEG den Beschluss rechtlich prüfen lassen.

8. Neue Verwaltung bestellen und Übergabe festlegen

Im selben Schritt sollte die neue Verwaltung bestellt und der neue Verwaltervertrag genehmigt werden.

Entscheidend ist ein sauberer Stichtag. Die Gemeinschaft muss wissen, ab wann die neue Verwaltung zuständig ist und bis wann die alte Verwaltung Unterlagen, Zugänge und laufende Vorgänge übergeben muss.

Ein guter Wechselbeschluss denkt deshalb nicht nur an die Bestellung, sondern auch an die Umsetzung:

• Beginn der neuen Verwaltung
• Ende der alten Verwaltung
• Frist zur Unterlagenübergabe
• Kontovollmachten
• digitale Zugänge
• Information an Dienstleister
• Information an Eigentümer
• offene Vorgänge und laufende Maßnahmen

Hier trennt sich ein geordneter Wechsel von einem hektischen.

Welche Fristen beim Wechsel wichtig sind

Beim Verwalterwechsel gibt es nicht die eine Frist. Mehrere Fristen greifen ineinander.

Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung

Die Einladung soll in der Regel mindestens drei Wochen vor der Versammlung erfolgen. Nur bei besonderer Dringlichkeit kann eine kürzere Frist in Betracht kommen.

Für einen normalen Verwalterwechsel sollte die Drei-Wochen-Frist eingehalten werden. Das gibt Eigentümern Zeit, Angebote, Vertragsentwurf und Beschlussvorschläge zu prüfen.

Laufzeit der Verwalterbestellung

Die Bestellung des Verwalters kann grundsätzlich höchstens für fünf Jahre erfolgen. Bei der ersten Bestellung nach Begründung von Wohnungseigentum beträgt die Höchstdauer in der Regel drei Jahre.

Für den Wechsel ist deshalb wichtig: Läuft die Bestellung ohnehin bald aus? Dann kann die WEG die Nachfolge oft sauber zum Ende der Amtszeit vorbereiten.

Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist

Der Verwaltervertrag kann eigene Regelungen zu Laufzeit, Kündigungsfrist und Sonderkündigung enthalten. Diese Regelungen sollten vor der Beschlussfassung geprüft werden.

Wichtig ist: Die Laufzeit des Vertrags und die Amtszeit aus der Bestellung sollten idealerweise zusammenpassen. Tun sie das nicht, braucht die WEG besondere Aufmerksamkeit.

Sechs Monate nach Abberufung

Wird der Verwalter abberufen, endet der Verwaltervertrag spätestens sechs Monate nach der Abberufung. Diese Regel verhindert, dass eine Gemeinschaft dauerhaft an einen Verwaltervertrag gebunden bleibt, obwohl der Verwalter bereits abberufen ist.

Das heißt aber nicht, dass jede WEG einfach sechs Monate warten sollte. Wenn der Wechsel schneller erfolgen soll, muss geprüft werden, ob der Vertrag früher beendet werden kann.

Anfechtungsfristen

Beschlüsse können angefochten werden. Die Anfechtungsklage muss innerhalb eines Monats nach der Beschlussfassung erhoben und innerhalb von zwei Monaten nach Beschlussfassung begründet werden.

Für die Praxis bedeutet das: Gerade bei einem konfliktträchtigen Wechsel sollten Tagesordnung, Beschlussformulierung und Protokoll sauber sein.

Geht ein Verwalterwechsel per Umlaufbeschluss?

Ein Verwalterwechsel kann unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne Eigentümerversammlung beschlossen werden. Das ist der sogenannte Umlaufbeschluss.

Wichtig ist: Ein Umlaufbeschluss ist in Textform möglich, also zum Beispiel per E-Mail. Grundsätzlich müssen aber alle Wohnungseigentümer zustimmen. Die Eigentümer können für einen einzelnen Gegenstand beschließen, dass die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt.

In der Praxis eignet sich der Umlaufbeschluss vor allem für kleine, einigungsfähige WEGs. Wenn die Gemeinschaft zerstritten ist oder einzelne Eigentümer den Wechsel kritisch sehen, ist eine Eigentümerversammlung meist der robustere Weg.

Der häufigste Fehler beim Umlaufbeschluss ist die Annahme, eine einfache Mehrheit per E-Mail reiche immer aus. Das stimmt so nicht. Gerade beim Verwalterwechsel sollte genau geprüft werden, ob der gewählte Beschlussweg passt.

Welche Beschlüsse braucht die WEG konkret?

In der Praxis werden beim Verwalterwechsel meist mehrere Beschlüsse in einem Vorgang gefasst.

Typisch sind:

1. Abberufung der bisherigen Verwaltung
2. Kündigung oder Beendigung des bisherigen Verwaltervertrags
3. Bestellung der neuen Verwaltung
4. Genehmigung des neuen Verwaltervertrags
5. Ermächtigung einer Person zur Vertragsunterzeichnung
6. Regelung des Übergabezeitpunkts
7. Aufforderung zur Herausgabe sämtlicher Verwaltungsunterlagen
8. Anpassung von Kontovollmachten und digitalen Zugängen

Diese Punkte können zusammen vorbereitet werden. Sie sollten aber nicht in einem unklaren Sammelbeschluss untergehen.

Ein guter Beschluss ist so formuliert, dass auch ein Eigentümer, der nicht tief im Thema steckt, sofort versteht: Wer wird abberufen? Wer wird bestellt? Ab wann gilt was? Wer unterschreibt? Was muss übergeben werden?

Was bei der Übergabe nicht fehlen darf

Die Übergabe ist der operative Kern des Wechsels. Auf dem Papier ist der neue Verwalter schnell bestellt. Praktisch kann er nur dann gut starten, wenn er vollständige Unterlagen und Zugänge bekommt.

Zur Übergabe gehören in der Regel:

• Teilungserklärung
• Gemeinschaftsordnung
• Beschluss-Sammlung
• Protokolle der Eigentümerversammlungen
• Eigentümerliste
• aktueller Wirtschaftsplan
• Jahresabrechnungen
• Vermögensberichte
• Rechnungen und Belege
• Bankunterlagen
• Kontovollmachten
• Versicherungsverträge
• Dienstleister- und Wartungsverträge
• Energie- und Versorgungsverträge
• laufende Schadensfälle
• offene Handwerkerangebote
• Sanierungsunterlagen
• Pläne, Gutachten und technische Dokumente
• Schlüssel- und Zugangsdokumentation
• digitale Portale, Passwörter und Vollmachten
• offene Forderungen und Hausgeldrückstände

Besonders wichtig sind laufende Vorgänge. Eine neue Verwaltung muss wissen, ob gerade ein Wasserschaden offen ist, eine Dachsanierung vorbereitet wird, ein Rechtsstreit läuft oder ein Eigentümer mit Hausgeld im Rückstand ist.

Viele Verwalterwechsel scheitern nicht am Beschluss. Sie scheitern an der Übergabe.

Die häufigsten Fehler beim Wechsel der Hausverwaltung

Ein Verwalterwechsel wird leichter, wenn die Gemeinschaft die typischen Fehler kennt.

Fehler 1: Erst kündigen, dann suchen

Das ist der Klassiker. Die alte Verwaltung soll weg, also wird schnell gehandelt. Danach beginnt die Suche nach Ersatz.

Besser: Erst neue Verwaltung finden, dann Trennung beschließen.

Fehler 2: Abberufung und Kündigung verwechseln

Die Abberufung betrifft die Verwalterstellung. Die Kündigung betrifft den Vertrag. Beides hängt zusammen, ist aber nicht dasselbe.

Besser: Beide Punkte ausdrücklich beschließen.

Fehler 3: Tagesordnung zu ungenau formulieren

Ein Verwalterwechsel ist kein Thema für „Sonstiges“. Der Beschlussgegenstand muss klar angekündigt sein.

Besser: Abberufung, Vertragsbeendigung, Neubestellung und neuer Vertrag sauber als Tagesordnungspunkte benennen.

Fehler 4: Angebote nicht vergleichbar machen

Wenn jede Verwaltung andere Informationen erhält, sind die Angebote kaum vergleichbar.

Besser: Eine einheitliche Anfrage mit denselben Objektdaten versenden.

Fehler 5: Nur auf den Preis schauen

Eine günstige Verwaltung, die später nicht erreichbar ist, löst das eigentliche Problem nicht.

Besser: Preis, Leistungsumfang, Erreichbarkeit, Qualifikation und Übergabefähigkeit gemeinsam bewerten.

Fehler 6: Zertifizierung nicht prüfen

Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gehört grundsätzlich zur ordnungsmäßigen Verwaltung, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift.

Besser: Qualifikation und Zertifizierung aktiv abfragen und dokumentieren.

Fehler 7: Übergabe nicht nachhalten

Ohne klare Übergabeliste fehlen später Unterlagen. Dann startet die neue Verwaltung im Blindflug.

Besser: Übergabe-Stichtag, Unterlagenliste und Verantwortlichkeiten im Beschluss oder mindestens im Wechselplan festhalten.

Fehler 8: Eigentümer zu spät informieren

Wenn Eigentümer erst in der Versammlung hören, dass die Verwaltung gewechselt werden soll, entsteht Misstrauen.

Besser: Vorab sachlich informieren, Gründe dokumentieren und Angebote transparent machen.

Wie lange dauert ein Verwalterwechsel?

Ein geordneter Verwalterwechsel dauert selten nur wenige Tage. Realistisch sind mehrere Wochen bis einige Monate.

Eine grobe Orientierung:

• 2 bis 6 Wochen für Unterlagen, Anfragen und Angebote
• mindestens 3 Wochen reguläre Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung
• zusätzliche Zeit für Vertragsprüfung und Beschlussvorbereitung
• Übergabephase nach Beschluss und Stichtag

Kleine, einigungsfähige WEGs können schneller sein. Größere oder zerstrittene Gemeinschaften brauchen länger.

Wichtig ist nicht, dass der Wechsel maximal schnell geht. Wichtig ist, dass er belastbar ist.

Wann ein Wechsel nicht sofort die beste Lösung ist

Ein Verwalterwechsel löst nicht jedes Problem. Manchmal liegt die Ursache nicht nur bei der Verwaltung, sondern auch in der Gemeinschaft selbst.

Zum Beispiel:

• Beschlüsse sind unklar formuliert.
• Eigentümer blockieren sich gegenseitig.
• Der Beirat ist nicht eingebunden.
• Unterlagen sind seit Jahren ungeordnet.
• Sanierungen werden immer wieder vertagt.
• Die Gemeinschaft erwartet Leistungen, die nie beauftragt wurden.

In solchen Fällen kann ein Wechsel trotzdem richtig sein. Aber er sollte mit einer Neuordnung der Zusammenarbeit verbunden werden. Sonst übernimmt die neue Verwaltung nur alte Konflikte.

Ein guter Wechsel ist deshalb auch ein Neustart: klare Kommunikation, saubere Beschlüsse, geordnete Unterlagen und ein realistisches Verständnis davon, was die Verwaltung leisten soll.

So wird der Wechsel einfacher

Ein guter Verwalterwechsel fühlt sich nicht dramatisch an. Er ist vorbereitet, transparent und sauber terminiert.

Die beste Reihenfolge lautet:

Erst Klarheit schaffen.

Dann neue Verwaltung suchen.

Dann Angebote vergleichen.

Dann Beschlüsse vorbereiten.

Dann alte Verwaltung abberufen und Vertrag beenden.

Dann neue Verwaltung bestellen.

Dann Übergabe konsequent nachhalten.

Für kleine und mittlere WEGs ist das kein juristisches Großprojekt. Es ist vor allem saubere Organisation.

Gerade in der Region zwischen Mössingen, Tuttlingen, Rottweil, Stockach und den umliegenden Orten geht es vielen Gemeinschaften nicht um Hochglanzverwaltung. Es geht um Erreichbarkeit, klare Unterlagen, saubere Konten und jemanden, der sich kümmert.

Wer merkt, dass die eigene Verwaltung diese Standards dauerhaft nicht mehr erfüllt, muss nicht warten, bis der nächste Ärger kommt.

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Mehr zum ersten Warnsignal lesen Sie hier:

https://echtimmo.de/magazin/hausverwaltung-reagiert-nicht-eigentuemer

FAQ: Hausverwaltung wechseln

Wie läuft ein Wechsel der Hausverwaltung ab?

Zuerst sammelt die WEG die Gründe und Unterlagen. Danach sucht sie eine neue Verwaltung, vergleicht Angebote und bereitet die Beschlüsse vor. In der Eigentümerversammlung oder unter bestimmten Voraussetzungen im Umlaufverfahren werden dann Abberufung, Vertragsbeendigung, Neubestellung und neuer Vertrag beschlossen. Danach folgt die Übergabe.

Soll man zuerst kündigen oder zuerst eine neue Hausverwaltung suchen?

In der Praxis sollte zuerst eine neue Verwaltung gesucht werden. Sonst riskiert die WEG eine Phase ohne handlungsfähige Verwaltung. Erst wenn eine realistische Nachfolge bereitsteht, sollte die alte Verwaltung abberufen und der Vertrag beendet werden.

Kann eine WEG die Hausverwaltung jederzeit abberufen?

Ja. Der Verwalter kann grundsätzlich jederzeit durch Beschluss abberufen werden. Davon zu unterscheiden ist der Verwaltervertrag. Dieser endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung, kann aber je nach Vertrag und Situation gesondert gekündigt oder früher beendet werden.

Was ist der Unterschied zwischen Abberufung und Kündigung?

Die Abberufung beendet die Stellung als Verwalter. Die Kündigung betrifft den Verwaltervertrag. Beides hängt zusammen, ist aber rechtlich nicht dasselbe. Deshalb sollten WEGs beide Punkte ausdrücklich beschließen.

Kann man die Hausverwaltung per Umlaufbeschluss wechseln?

Das kann möglich sein. Ein Umlaufbeschluss ist in Textform möglich, verlangt grundsätzlich aber die Zustimmung aller Wohnungseigentümer. Die Eigentümer können für einen einzelnen Gegenstand beschließen, dass die Mehrheit der abgegebenen Stimmen genügt. Ob dieser Weg passt, sollte im konkreten Fall geprüft werden.

Welche Frist gilt beim Wechsel der Hausverwaltung?

Es gibt mehrere Fristen: die Einladungsfrist zur Eigentümerversammlung, die Laufzeit der Bestellung, Kündigungsfristen im Verwaltervertrag, die Sechs-Monats-Regel nach Abberufung und mögliche Anfechtungsfristen. Welche Frist entscheidend ist, hängt vom konkreten Fall ab.

Muss der neue Verwalter zertifiziert sein?

Die Bestellung eines zertifizierten Verwalters gehört grundsätzlich zur ordnungsmäßigen Verwaltung, soweit keine gesetzliche Ausnahme greift. Deshalb sollte die WEG die Qualifikation des neuen Verwalters aktiv prüfen.

Wie viele Angebote braucht eine WEG für einen Verwalterwechsel?

Eine feste gesetzliche Mindestzahl passt nicht für jeden Fall. Praktisch sollten mehrere vergleichbare Angebote eingeholt werden, damit die Eigentümer sachlich entscheiden können. Wichtig ist nicht nur die Anzahl, sondern die Vergleichbarkeit der Angebote.

Wie lange dauert ein Verwalterwechsel?

Ein geordneter Wechsel dauert häufig mehrere Wochen bis einige Monate. Die Dauer hängt davon ab, wie schnell Unterlagen vorliegen, wie einig die Eigentümer sind, wann eine Versammlung stattfinden kann und welche Fristen im Verwaltervertrag stehen.

Was muss die alte Verwaltung bei der Übergabe herausgeben?

Die alte Verwaltung muss die Verwaltungsunterlagen herausgeben. Dazu gehören unter anderem Beschluss-Sammlung, Protokolle, Abrechnungen, Wirtschaftspläne, Vermögensberichte, Verträge, Bankunterlagen, Versicherungen, laufende Vorgänge und technische Unterlagen.

Dieser Beitrag gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechtsberatung. Vertragslaufzeit, Kündigungsregelungen, Beschlussformulierungen und die konkrete Vorgehensweise sollten im Einzelfall fachjuristisch geprüft werden.