Hausverwaltung kündigen: Fristen, Beschluss und Ablauf
Die Abrechnung kommt zu spät, Anfragen bleiben liegen, Beschlüsse werden nicht umgesetzt. Irgendwann steht die Frage im Raum: Können wir unsere Hausverwaltung eigentlich kündigen? Die kurze Antwort: Ja. Seit der WEG-Reform ist die Trennung von der Verwaltung deutlich einfacher geworden. Die längere Antwort: Es kommt darauf an, was genau beendet werden soll, was im Verwaltervertrag steht und ob die Gemeinschaft die Schritte in der richtigen Reihenfolge geht.
Kurz gesagt: Eine WEG kann ihre Hausverwaltung jederzeit per Mehrheitsbeschluss abberufen. Der Verwaltervertrag endet spätestens sechs Monate nach der Abberufung – je nach Vertrag auch früher. Fristlos geht es nur bei wichtigem Grund.
Dieser Ratgeber erklärt, wie eine Wohnungseigentümergemeinschaft die Verwaltung sauber beendet: welche Fristen gelten, wann eine fristlose Kündigung möglich ist, welcher Beschluss nötig ist und welche Fehler in der Praxis am häufigsten passieren.
Kündigung ist nicht gleich Abberufung
Der wichtigste Punkt zuerst, weil hier die meisten Missverständnisse entstehen: Eine Hausverwaltung hat gegenüber der WEG zwei verschiedene Rollen, und beide müssen getrennt beendet werden.
Die Bestellung macht die Verwaltung zum Organ der Gemeinschaft. Sie endet durch Abberufung. Seit der WEG-Reform 2020 kann die Eigentümerversammlung den Verwalter jederzeit abberufen, ein wichtiger Grund ist dafür nicht mehr erforderlich. Ein einfacher Mehrheitsbeschluss genügt.
Der Verwaltervertrag regelt die vertragliche Seite: Vergütung, Laufzeit, Leistungen, Kündigungsregeln. Er endet durch Kündigung oder durch Zeitablauf. Das Gesetz enthält dafür eine wichtige Auffangregel: Wird der Verwalter abberufen, endet der Vertrag spätestens sechs Monate nach der Abberufung, auch ohne gesonderte Kündigung.
Für die Praxis heißt das: Wer nur den Vertrag kündigt, hat den Verwalter noch nicht aus seiner Organstellung entfernt. Wer nur abberuft, zahlt unter Umständen noch bis zu sechs Monate weiter. Sauber ist in der Regel beides zusammen: Abberufung beschließen und den Vertrag zum passenden Zeitpunkt beenden.
Ordentliche Kündigung: Welche Frist gilt?
Eine gesetzliche Standard-Kündigungsfrist für Verwalterverträge gibt es nicht. Maßgeblich ist der konkrete Vertrag. Üblich sind Regelungen wie eine Kündigungsfrist von drei oder sechs Monaten, teils zum Monatsende, teils zum Jahresende. Manche Verträge sind fest auf die Dauer der Bestellung geschlossen und sehen gar keine ordentliche Kündigung vor – dann greift im Fall der Abberufung die gesetzliche Sechs-Monats-Grenze.
Deshalb ist der erste Schritt vor jeder Kündigung immer derselbe: den Verwaltervertrag lesen. Drei Punkte sollte die Gemeinschaft klären, bevor sie handelt:
Erstens die Laufzeit – bis wann ist die Verwaltung bestellt, bis wann läuft der Vertrag? Zweitens die Kündigungsregelung – gibt es eine ordentliche Kündigungsfrist, und zu welchem Termin? Drittens die Formvorgaben – verlangt der Vertrag Schriftform oder eine bestimmte Zustellung?
Wer diese drei Punkte kennt, kann den Ausstieg planen, statt ihn zu improvisieren. Häufig ergibt sich daraus auch der wirtschaftlich sinnvollste Zeitpunkt: zum Ende des Wirtschaftsjahres, wenn Abrechnung und Übergabe ohnehin einen natürlichen Schnitt bilden.
Fristlose Kündigung: Wann ein wichtiger Grund vorliegt
Neben der ordentlichen Kündigung kann der Verwaltervertrag aus wichtigem Grund fristlos gekündigt werden. Die Hürde dafür ist höher: Der Gemeinschaft muss die Fortsetzung bis zum regulären Vertragsende unzumutbar sein.
In der Rechtsprechung anerkannt sind je nach Einzelfall etwa: die dauerhafte Verweigerung der Jahresabrechnung trotz Fristsetzung, die eigenmächtige Verwendung von Gemeinschaftsgeldern, das Nichtumsetzen von Beschlüssen über längere Zeit oder grobe Pflichtverletzungen bei der Instandhaltung. Einzelne verspätete Antworten oder ein holprig gelaufener Termin reichen in der Regel nicht.
Wichtig ist die Dokumentation. Eine Abmahnung ist rechtlich nicht in jedem Fall Voraussetzung, aber sie ist fast immer sinnvoll: Sie benennt das Problem schriftlich, setzt eine Frist und zeigt später, dass die Gemeinschaft der Verwaltung eine Gelegenheit zur Nachbesserung gegeben hat. Wer fristlos kündigen will, sollte Pflichtverletzungen mit Daten, Schriftverkehr und Protokollen belegen können. Im Zweifel gehört die Einschätzung eines wichtigen Grundes in anwaltliche Beratung – hier geht es um Geld, denn eine unwirksame fristlose Kündigung kann Vergütungsansprüche der Verwaltung bestehen lassen.
Der Beschluss: So entscheidet die Gemeinschaft
Weder Abberufung noch Kündigung kann ein einzelner Eigentümer aussprechen – auch nicht der Beiratsvorsitzende allein. Beides sind Entscheidungen der Gemeinschaft und brauchen einen Beschluss der Eigentümerversammlung mit einfacher Mehrheit.
Der Weg dorthin: Das Thema muss mit der Einladung angekündigt werden, damit der Beschluss nicht anfechtbar ist. Sinnvoll ist ein Beschlussantrag, der beide Ebenen abdeckt – etwa die Abberufung der Verwaltung zu einem bestimmten Datum und die Kündigung des Verwaltervertrags zum nächstmöglichen Termin. Zusätzlich sollte die Versammlung eine Person ermächtigen, die Kündigung im Namen der Gemeinschaft zu erklären und zuzustellen, typischerweise ein Mitglied des Verwaltungsbeirats.
Ein praktischer Hinweis zur Einberufung: Verweigert die amtierende Verwaltung die Aufnahme des Themas oder die Einberufung der Versammlung, ist die Gemeinschaft nicht blockiert. Unter bestimmten Voraussetzungen kann der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats oder ein durch Beschluss ermächtigter Eigentümer die Versammlung einberufen.
Typische Fehler beim Kündigen
Kündigen ohne Nachfolger. Der häufigste und teuerste Fehler. Die Gemeinschaft trennt sich im Frust, und dann beginnt erst die Suche. Gute Verwaltungen nehmen neue Objekte selten von heute auf morgen an, Angebote brauchen Unterlagen, und eine WEG ohne handlungsfähige Verwaltung bekommt schnell Probleme mit Rechnungen, Vollmachten und laufenden Schäden. Besser: erst die neue Verwaltung finden, dann kündigen.
Bestellung und Vertrag verwechseln. Wer nur eine der beiden Ebenen beendet, riskiert entweder einen amtierenden Verwalter ohne Vertrag oder laufende Zahlungspflichten ohne Verwalter. Beide Ebenen gehören in den Beschluss.
Fristen erst nach dem Beschluss prüfen. Wenn die Versammlung beschließt, ohne den Vertrag zu kennen, passt der Kündigungstermin oft nicht zur Vertragslage – und die Gemeinschaft zahlt länger als nötig.
Die Übergabe nicht regeln. Unterlagen, Konten, Schlüssel, laufende Vorgänge, offene Versicherungsfälle: All das muss von der alten zur neuen Verwaltung. Ein Übergabetermin mit Protokoll gehört in die Planung, nicht in die Hoffnung.
Mündlich kündigen. Die Kündigung sollte schriftlich erfolgen und nachweisbar zugehen – per Einwurf-Einschreiben oder gegen Empfangsbestätigung. Im Streitfall zählt, was belegt ist.
Was nach der Kündigung passiert
Nach dem Beschluss läuft der Wechsel in geordneten Bahnen: Die neue Verwaltung wird bestellt, die alte übergibt Unterlagen und Vorgänge, die Kontovollmachten werden umgestellt. Ein Punkt beruhigt dabei viele Eigentümer: Die Konten der Gemeinschaft müssen nicht umziehen. Sie laufen auf die WEG, nicht auf den Verwalter. Was sich ändert, ist die Vollmacht – nicht die Bank, nicht die IBAN.
Sie überlegen, Ihre Hausverwaltung zu wechseln? Wir prüfen mit Ihnen, welcher Weg für Ihre WEG sinnvoll ist – von der Abberufung über die Vertragskündigung bis zur sauberen Übergabe. So vermeiden Sie unnötige Fristen, doppelte Kosten und Lücken im laufenden Betrieb.
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FAQ Kann man eine Hausverwaltung einfach kündigen?
Ja. Die Abberufung des Verwalters ist seit der WEG-Reform jederzeit per Mehrheitsbeschluss möglich, ein wichtiger Grund ist nicht erforderlich. Der Verwaltervertrag endet dann spätestens sechs Monate nach der Abberufung – je nach Vertrag auch früher.
Welche Kündigungsfrist gilt für die Hausverwaltung?
Das regelt der Verwaltervertrag. Üblich sind drei bis sechs Monate, teils zum Jahresende. Gibt es keine ordentliche Kündigungsregel, wirkt die gesetzliche Grenze: Nach der Abberufung endet der Vertrag spätestens nach sechs Monaten.
Kann eine WEG die Hausverwaltung fristlos kündigen?
Ja, aus wichtigem Grund – etwa bei dauerhaft verweigerter Abrechnung, veruntreuten Geldern oder grober Pflichtverletzung. Die Anforderungen sind hoch, die Pflichtverletzung sollte dokumentiert sein. Im Zweifel sollte die Gemeinschaft rechtlichen Rat einholen.
Muss man die Hausverwaltung vor der Kündigung abmahnen?
Für die Abberufung ist keine Abmahnung nötig. Für eine fristlose Kündigung ist sie je nach Fall rechtlich geboten und fast immer sinnvoll: Sie dokumentiert das Problem und gibt der Verwaltung eine letzte Frist zur Nachbesserung.
Was passiert nach der Kündigung mit den Konten der WEG?
Sie bleiben bestehen. Die Gemeinschaftskonten laufen auf die WEG, nicht auf den Verwalter. Beim Wechsel wird nur die Kontovollmacht auf die neue Verwaltung umgestellt – kein neues Konto, keine neue IBAN.